Skip to Content
🎉 Cập nhật mới ngày 11/11/2025 - Xem chi tiết →
Học phíTạo thông báo học phí

Tạo phiếu thu học phí

Sau khi đã hoàn tất khởi tạo dữ liệu học sinh và dịch vụ, bước tiếp theo là tạo phiếu thu (thông báo học phí) để gửi cho phụ huynh. TINGEDU hỗ trợ 2 phương thức tạo phiếu thu linh hoạt.

🖊️ Phương thức 1: Tạo thủ công từng phiếu

Phù hợp khi cần tạo phiếu thu đặc biệt hoặc điều chỉnh riêng lẻ cho từng học sinh.

Cách thực hiện

Bước 1: Truy cập tạo hóa đơn

Vào mục Học phí → Nhấn Thêm hóa đơn

Nút thêm hóa đơn
Giao diện danh sách học phí với nút tạo mới

Bước 2: Điền thông tin phiếu thu

Form tạo phiếu thu bao gồm 3 phần chính:

Form tạo hóa đơn
Giao diện form tạo phiếu thu mới

① Thông tin chung:

  • Chọn cơ sở, lớp học
  • Chọn học sinh
  • Kỳ thanh toán, Hạn thanh toán
  • Lần TT ( không bắt buộc )

② Các khoản thu và giảm trừ:

  • Thêm các dịch vụ (khoản phải thu)
  • Thêm các khoản giảm trừ (nếu có)
  • Nhập số lượng hoặc giá trị tương ứng

③ Tổng tiền:

  • Hệ thống tự động tính tổng
  • Hiển thị tiền thừa (nếu có)

✅ Ưu điểm của phương pháp thủ công:

  • Linh hoạt, có thể tùy chỉnh chi tiết cho từng học sinh
  • Phù hợp với các trường hợp đặc biệt (miễn giảm, phụ thu riêng)
  • Kiểm soát tốt từng phiếu thu
  • Không cần file Excel

📊 Phương thức 2: Import hàng loạt qua Excel

Khuyến nghị sử dụng phương pháp này khi cần tạo phiếu thu cho nhiều học sinh cùng lúc (từ 20 học sinh trở lên).

Bước 1: Tải file mẫu

Thực hiện:

  1. Vào mục Học phí
  2. Nhấn Nhập dữ liệu
  3. Chọn bộ lọc (tùy chọn):
    • Cơ sở: Lọc học sinh theo cơ sở cụ thể
    • Lớp học: Lọc học sinh theo lớp
  4. Nhấn Tải file mẫu
Nút nhập dữ liệu
Truy cập chức năng nhập dữ liệu học phí
Giao diện tải file
Chọn bộ lọc và tải file mẫu

💡 Mẹo sử dụng bộ lọc:

  • Không chọn bộ lọc: File mẫu sẽ chứa toàn bộ học sinh trong hệ thống
  • Chọn cơ sở: File chỉ chứa học sinh của cơ sở đã chọn
  • Chọn cả cơ sở và lớp: File chỉ chứa học sinh của lớp cụ thể

Bước 2: Nhập liệu vào file Excel

File Excel đã được thiết kế sẵn với cấu trúc chuẩn, bao gồm:

File Excel mẫu
Ví dụ file Excel sau khi điền dữ liệu

Cấu trúc file Excel:

PhầnNội dungGhi chú
Cột A-EThông tin học sinhĐã có sẵn từ hệ thống (không sửa)
Cột FLần TTĐã có sẵn từ hệ thống, chọn “ Lần TT “ nếu cần
Cột GThángĐịnh dạng MM-YY
Cột HHạn thanh toánĐịnh dạng DD-MM-YY
Cột J-…Các khoản phải thu/giảm trừNhập số lượng hoặc giá trị

Cách điền dữ liệu:

Tùy theo loại dịch vụ đã cấu hình:

✅ Đơn giá cố định theo lượt:

  • Nhập Số lượng (ví dụ: 20 ngày ăn)
  • Hệ thống tự động tính: Số lượng × Đơn giá

✅ Đơn giá biến động:

  • Nhập Giá trị trực tiếp (ví dụ: 1,500,000)
  • Hệ thống lấy đúng số tiền đã nhập

⚠️ Lưu ý quan trọng khi nhập Excel:

  • Không sửa cột thông tin học sinh (đã có sẵn)
  • Nhập số: Không dùng dấu phẩy hoặc chấm ngăn cách hàng nghìn
  • Để trống nếu học sinh không có khoản phí đó
  • Số âm: Dùng dấu trừ (-) cho khoản giảm trừ nếu cần
  • Kiểm tra kỹ trước khi upload để tránh sai sót

Ví dụ điền liệu:

Học phí chính khóa: 3000000
Tiền ăn (20 ngày):  20
Học bổng:          -500000

Bước 3: Upload file lên hệ thống

Sau khi hoàn tất nhập liệu:

  1. Quay lại màn hình Nhập dữ liệu
  2. Kéo thả file Excel vào vùng upload hoặc nhấn để chọn file
  3. Hệ thống sẽ tự động xử lý và tạo phiếu thu
Kết quả sau import
Danh sách phiếu thu sau khi import thành công

✅ Sau khi upload thành công:

  • Hệ thống tự động tạo phiếu thu cho tất cả học sinh trong file
  • Phiếu thu ở trạng thái “Chưa duyệt”
  • Có thể xem và kiểm tra từng phiếu thu
  • Cần duyệt phiếu thu trước khi gửi cho phụ huynh

🔍 Xử lý lỗi khi import

Nếu quá trình import gặp lỗi:

  1. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi
  2. Kiểm tra chi tiết tại Lịch sử import dữ liệu
  3. Xem danh sách các dòng bị lỗi và lý do
  4. Sửa file Excel và thực hiện import lại

Các lỗi thường gặp:

LỗiNguyên nhânCách khắc phục
Không tìm thấy học sinhThông tin học sinh không khớpKiểm tra lại mã học sinh
Dịch vụ không tồn tạiTên dịch vụ sai hoặc chưa tạoKiểm tra tên dịch vụ chính xác
Định dạng số saiNhập ký tự đặc biệtChỉ nhập số, không có dấu phẩy
Cơ sở không khớpHọc sinh không thuộc cơ sở đóKiểm tra lại phân công cơ sở

📋 So sánh 2 phương thức

Tiêu chíThủ côngImport Excel
Tốc độChậmNhanh
Số lượng phù hợp< 20 phiếu> 20 phiếu
Độ linh hoạtCaoTrung bình
Khả năng sai sótThấpCao hơn (nếu không cẩn thận)
Yêu cầu kỹ năngDễCần biết Excel

Bước tiếp theo

Sau khi đã tạo xong phiếu thu:

  1. Duyệt và kiểm tra phiếu thu - Xác nhận thông tin chính xác
  2. Gửi thông báo cho phụ huynh - Gửi phiếu thu qua Zalo/Email
  3. Theo dõi thanh toán - Quản lý trạng thái thu phí
Cập nhật ngày
Phân quyềnThao tác chung