Biểu mẫu thông báo cho phụ huynh

Khi triển khai TINGEDU lần đầu, nhà trường cần thông báo cho phụ huynh về cách tra cứu và thanh toán học phí online. Chúng tôi cung cấp 2 mẫu thông báo sẵn có để nhà trường tùy chỉnh và sử dụng.

📋 2 loại thông báo

📥 TH1: Phụ huynh chủ động tra cứu

Khi nào dùng?

Phù hợp khi:

• Phụ huynh có khả năng sử dụng smartphone và internet
• Trường muốn giảm thao tác gửi thông báo thủ công
• Phụ huynh đã quen với các dịch vụ online

Nội dung mẫu thông báo

Mẫu thông báo bao gồm:

1. Thông tin cổng tra cứu

• Link truy cập: hocphi.tingee.vn/search-invoice
• Hướng dẫn nhập số điện thoại và mã học sinh
• QR Code để truy cập nhanh

2. Hướng dẫn chi tiết

• Các bước tra cứu (có hình ảnh minh họa)
• Cách xem chi tiết phiếu thu
• Cách thanh toán qua QR Code

3. Thông tin hỗ trợ

• Hotline nhà trường
• Giờ làm việc
• Email/Zalo liên hệ

Tải xuống mẫu

📤 TH2: Trường chủ động gửi thông báo

Khi nào dùng?

Phù hợp khi:

• Phụ huynh ít sử dụng công nghệ
• Trường muốn kiểm soát chặt chẽ việc thông báo học phí
• Phụ huynh quen nhận thông báo trực tiếp từ trường

Nội dung mẫu thông báo

Mẫu thông báo bao gồm:

1. Giới thiệu hệ thống

• TINGEDU là gì
• Lợi ích cho phụ huynh
• Cam kết bảo mật thông tin

2. Cách nhận thông báo

• Phiếu thu sẽ được gửi qua Zalo
• Tần suất gửi (hàng tháng/kỳ/năm)
• Thời gian gửi (ví dụ: ngày 1 mỗi tháng)

3. Hướng dẫn thanh toán

• Thanh toán qua QR Code trong tin nhắn Zalo
• Hoặc nộp tiền mặt tại trường
• Xác nhận thanh toán tự động

4. Câu hỏi thường gặp

• Nếu không nhận được tin nhắn
• Nếu thanh toán lỗi
• Cách xem lại phiếu thu cũ

Tải xuống mẫu

📊 So sánh 2 phương án

🎨 Tùy chỉnh mẫu thông báo

Các phần cần thay đổi

Thêm hình ảnh minh họa

Để phụ huynh dễ hiểu hơn, nên thêm:

• Screenshot giao diện tra cứu
• Ảnh chụp mã QR thanh toán
• Sơ đồ quy trình tra cứu và thanh toán

📢 Cách phát hành thông báo

Gửi qua Zalo

Ưu điểm: Nhanh, tiết kiệm, tỷ lệ đọc cao

Cách thực hiện:

1. Chuyển file Word sang PDF
2. Gửi PDF qua Zalo OA hoặc nhóm lớp
3. Kèm tin nhắn giới thiệu ngắn gọn

In giấy phát tay

Ưu điểm: Phụ huynh không sử dụng smartphone vẫn nhận được

Cách thực hiện:

1. In mẫu thông báo ra giấy A4
2. Cho học sinh mang về nhà
3. Yêu cầu phụ huynh ký nhận

Gửi qua Email

Ưu điểm: Trang trọng, lưu trữ lâu dài

Cách thực hiện:

1. Gửi file PDF kèm email chính thức
2. Subject: “THÔNG BÁO: Triển khai hệ thống thu học phí online”
3. Yêu cầu phụ huynh xác nhận đã nhận

Họp phụ huynh

Ưu điểm: Giải đáp trực tiếp, demo cách sử dụng

Cách thực hiện:

1. Phát tài liệu cho phụ huynh
2. Trình chiếu và hướng dẫn chi tiết
3. Cho phụ huynh thực hành tra cứu ngay
4. Giải đáp thắc mắc trực tiếp

❓ Câu hỏi thường gặp từ phụ huynh

”Con tôi có mất phí khi sử dụng không?”

Trả lời: Hoàn toàn miễn phí. Phụ huynh chỉ chịu phí data/wifi khi truy cập internet, không có phí dịch vụ.

”Thông tin có bị lộ ra ngoài không?”

Trả lời: Không. Hệ thống yêu cầu 2 yếu tố xác thực (số điện thoại + mã học sinh) và mã hóa dữ liệu theo chuẩn quốc tế.

”Nếu tôi mất mã học sinh thì sao?”

Trả lời: Phụ huynh liên hệ trường qua hotline [số điện thoại] để được cấp lại mã.

”Tôi không biết dùng smartphone, có cách nào khác không?”

Trả lời: Có thể:

• Nhờ con hoặc người thân tra cứu giúp
• Nộp tiền mặt trực tiếp tại trường
• Gọi điện cho trường để được hỗ trợ

📞 Hỗ trợ triển khai

Nếu cần hỗ trợ tùy chỉnh mẫu thông báo:

Bước tiếp theo

Sau khi phát hành thông báo:

1. Hướng dẫn phụ huynh tra cứu - Chi tiết cách tra cứu
2. Gửi phiếu thu - Gửi thông báo học phí qua Zalo
3. Theo dõi thanh toán - Quản lý thu phí