Lịch sử import dữ liệu
Khi import dữ liệu học phí qua Excel, hệ thống lưu lại toàn bộ lịch sử để bạn có thể theo dõi và xử lý lỗi nếu có.
📊 Trạng thái import
Mỗi lần import có 3 trạng thái có thể xảy ra:
📋 Xem lịch sử import
Truy cập lịch sử
Vào menu Chức năng khác → Lịch sử import dữ liệu
Thông tin hiển thị
Danh sách lịch sử bao gồm:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Thời gian | Ngày giờ thực hiện import |
| Người thực hiện | Tài khoản đã upload file |
| Loại dữ liệu | Học sinh / Học phí / Dịch vụ |
| Tên file | Tên file Excel đã upload |
| Trạng thái | Thành công / Đang chạy / Thất bại |
| Số dòng thành công | Số bản ghi đã import được |
| Số dòng lỗi | Số bản ghi bị lỗi |
| Thao tác | Nút xem chi tiết |
🔍 Xem chi tiết lỗi import
Khi import có trạng thái Thất bại hoặc có số dòng lỗi > 0, bạn cần xem chi tiết để sửa lỗi.
Cách xem chi tiết
Bước 1: Tại dòng import bị lỗi, nhấn nút Xem chi tiết
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách các dòng bị lỗi
Thông tin lỗi bao gồm:
- Số dòng trong file Excel (ví dụ: Dòng 15)
- Nội dung dòng đã nhập
- Lỗi cụ thể (ví dụ: “Không tìm thấy học sinh”, “Định dạng số sai”)
- Hướng dẫn sửa (nếu có)
💡 Ví dụ thông báo lỗi:
- Dòng 15: “Không tìm thấy học sinh với mã ‘HS001’” → Kiểm tra lại mã học sinh
- Dòng 22: “Định dạng số sai tại cột ‘Học phí’” → Nhập số, không dùng dấu phẩy
- Dòng 30: “Dịch vụ ‘Học bổng ABC’ không tồn tại” → Tạo dịch vụ trước hoặc sửa tên
🔧 Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
1. Lỗi thông tin học sinh
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| ”Không tìm thấy học sinh” | Mã hoặc tên học sinh không khớp | Kiểm tra lại thông tin học sinh trong hệ thống |
| ”Học sinh không thuộc lớp này” | Phân công lớp sai | Cập nhật lớp học cho học sinh |
| ”Học sinh không thuộc cơ sở này” | Cơ sở không khớp | Kiểm tra phân công cơ sở |
2. Lỗi định dạng dữ liệu
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| ”Định dạng số sai” | Nhập chữ vào cột số hoặc có dấu phẩy | Chỉ nhập số, không dấu ngăn cách |
| ”Định dạng ngày sai” | Ngày tháng không đúng | Dùng định dạng DD/MM/YYYY |
| ”Giá trị âm không hợp lệ” | Nhập số âm cho khoản thu | Dùng số dương hoặc kiểm tra cột |
3. Lỗi dịch vụ
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| ”Dịch vụ không tồn tại” | Tên dịch vụ sai hoặc chưa tạo | Kiểm tra tên chính xác trong Dịch vụ |
| ”Dịch vụ chưa gán cơ sở” | Dịch vụ không áp dụng cho cơ sở này | Cấu hình dịch vụ cho đúng cơ sở |
4. Lỗi file Excel
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| ”File không đúng định dạng” | Không phải file Excel hoặc bị hỏng | Tải lại file mẫu và nhập lại |
| ”Thiếu cột bắt buộc” | Xóa cột trong file mẫu | Không xóa/sửa cột trong file mẫu |
| ”Sheet không tồn tại” | Đổi tên sheet | Giữ nguyên tên sheet mặc định |
🔄 Quy trình xử lý lỗi import
Bước 1: Xác định lỗi
- Vào Lịch sử import dữ liệu
- Tìm dòng import bị lỗi
- Nhấn Xem chi tiết
Bước 2: Ghi chú các dòng lỗi
- Sao chép danh sách các dòng bị lỗi
- Ghi chú lỗi cụ thể từng dòng
Bước 3: Sửa lỗi trong file Excel
- Mở lại file Excel đã upload
- Tìm đến các dòng bị lỗi
- Sửa theo hướng dẫn lỗi
- Lưu file
Bước 4: Import lại
- Quay lại trang import
- Upload file đã sửa
- Kiểm tra kết quả
⚠️ Lưu ý:
- Chỉ cần sửa và import lại các dòng bị lỗi
- Các dòng thành công đã được lưu vào hệ thống
- Không cần import lại toàn bộ file
- Tạo file Excel mới chỉ chứa các dòng cần sửa để import nhanh hơn
📊 Theo dõi tiến độ import
Import đang chạy
Khi trạng thái là “Đang chạy”:
💡 Thời gian xử lý:
- Dưới 100 dòng: 5-10 giây
- 100-500 dòng: 30 giây - 1 phút
- 500-1000 dòng: 1-3 phút
- Trên 1000 dòng: 3-10 phút
→ Chờ xử lý xong trước khi import file tiếp theo
Làm mới trang
Để cập nhật trạng thái mới nhất:
- Nhấn F5 hoặc nút làm mới trên trình duyệt
- Hoặc nhấn nút Làm mới trên giao diện (nếu có)
📥 Tải lại file đã import
Nếu cần xem lại file Excel đã import:
- Tại dòng lịch sử, nhấn Tải file gốc
- File Excel sẽ được tải xuống
- Mở file để xem lại dữ liệu đã nhập
✅ Lợi ích của lưu file gốc:
- Kiểm tra lại dữ liệu đã nhập trước đó
- So sánh với file hiện tại
- Lưu trữ để đối chiếu
- Khôi phục dữ liệu nếu cần
🗑️ Xóa lịch sử import
Lịch sử import có thể xóa để giữ danh sách gọn gàng:
⚠️ Lưu ý khi xóa:
- Chỉ xóa lịch sử, không xóa dữ liệu đã import
- Xóa lịch sử không thể khôi phục
- Không thể tải lại file Excel sau khi xóa lịch sử
- Nên giữ lịch sử ít nhất 1 tháng để đối chiếu
Bước tiếp theo
Sau khi xử lý lỗi import:
- Quay lại import dữ liệu - Import lại các dòng đã sửa
- Kiểm tra phiếu thu - Xem phiếu thu đã tạo
- Gửi thông báo - Gửi cho phụ huynh sau khi import thành công